Segundo post da série sobre aplicativos para quem trabalha com impressão digital. Agora, vamos abordar os softwares Empresariais.
Nem precisa dizer que a gestão da sua empresa é importante, mas por vezes relegada, pois você precisa vender – imprimir (produzir) – entregar – receber.
Há uma grande possibilidade de softwares que você pode colocar em cada etapa do seu fluxo, porém muitos empreendedores acabam só utilizando para “contas a pagar e a receber”.
Exemplo: fiz uma venda, registro uma conta a receber; comprei tinta, registro uma conta a pagar.
Mas antes precisamos lhe alertar sobre um detalhe…
? Só instalar software não vai ser a solução para sua gestão.
Muitas empresas gastam fortunas em software, mas não possuem o conhecimento básico de gestão para alimentar o software.
Aconselho que, antes de comprar um software, você tenha certeza de que conhece os conceitos fundamentais da área que pretende informatizar (financeiro, produção, estoque, marketing).
Por isso mesmo, não só vou falar dos aplicativos como também do que você precisa buscar para tirar melhor proveito dele.
Com um pouco de paciência, softwares e conhecimentos adequados, você pode coletar dados em todos os níveis de sua empresa, que irão ajudá-lo a melhor geri-la e a tomar decisões mais precisas.
Tipos de aplicativos empresariais:
Vamos apontar diversos tipos de aplicativos empresariais úteis para quem produz impressão, onde podem estar presentes em um único software, ou serem soluções independentes. São eles:
- Gestão Financeira;
- Gestão de Ordem de Serviço;
- CRM;
- Colaboração de Equipe;
- Inventário;
- Controle de Estoque;
- Planejamento;
- ERP.
Aplicativos para Gestão Financeira
Aqui é a porta de entrada da informatização das empresas em geral. Como o empreendedor abre um negócio para ganhar dinheiro, ele precisa registrar o que entra e o que sai, o famoso contas a pagar e a receber!
Se você não possui conhecimentos básicos de gestão financeira, esta cartilha do SAEBRAE é um bom começo para entender o que você precisa saber. Se quiser avançar e entrar na contabilidade de custos, parte importante da gestão financeira, a quarta parte do E-book O Impressor é totalmente dedicada ao assunto, com enfoque para impressão digital.
Quase sempre o começo da informatização financeira é por uma planilha (abordaremos isso em outro post da série!). Porém, quando a planilha começa a ficar inchada, ou o fluxo comercial cresce, o empreendedor normalmente busca por um software que seja:
- Gratuito ou de baixo custo;
- Que funcione na web;
- Que se cadastre fornecedores e clientes;
- Que se registre contas a pagar e a receber.
Isso é o aplicativo financeiro básico que toda empresa, de qualquer segmento, tem que ter.
Nós já falamos sobre o Marketup no nosso face, solução gratuita que atende bem aos requisitos citados acima. Uma rápida pesquisa no google, como esta, mostra uma infinidade de apps também gratuitos, ou com custo bem baixo, que cumprem este papel e vão te ajudar a organizar as finanças.
Se você está começando agora, a dica é separar as contas a pagar e a receber da pessoa física e da jurídica. Não junte tudo no mesmo aplicativo!
Conforme sua empresa cresça, só a gestão financeira não será o suficiente. Logo, você precisará de mais soluções integradas. Continue lendo para entender.
Gestão de Ordem de Serviço
Ordem de Serviço é diferente de Pedido. A primeira é um documento interno, para que a equipe saiba o que será produzido. O segundo é um documento comercial, que é nada mais do que a solicitação do cliente para a empresa.
Vender impressão é um serviço, com etapas industriais definidas, onde vários setores e colaboradores são envolvidos, para produzir e entregar o produto final. Então o documento que registra essa produção é a Ordem de Serviço.
Existem aplicativos prontos para isso, mas é difícil encontrar um que funcione bem para você, pois cada empresa possui sua própria lógica de produção. O ideal é que este tipo de app seja embutido em uma solução completa, que abordaremos depois.
Se você não tem essa solução hoje, pode criar uma forma simples de organizar seu fluxo de produção e criar sua ordem, da seguinte maneira:
- A Ordem de Serviço pode ser um arquivo de Word ou Excel, inclusive você pode baixar gratuitamente um modelo no grupo #UmaPassa, clicando aqui;
- Faça cada colaborador datar e assinar quando concluir a etapa de produção que seja de sua responsabilidade;
- O fluxo de produção da Ordem de Serviço pode ser on-line e mobile, usando o aplicativo gratuito Trello, como explicamos neste artigo;
- Se você quiser se aprender maios sobre fluxo de produção, no E-book O Impressor tem várias páginas falando sobre o assunto, além de acesso a duas palestras, com mais de 1:15 de duração. Qualquer coisa, bate um papo com a gente no WhatsApp, que podemos lhe apresentar outras ideias.
CRM
A sigla significa Customer Relationship Management, ou seja, Gestão de Relacionamento com o Cliente.
Não importa se você é uma Startup, Empreendedor Individual ou uma Mega Corporação, acompanhar como você atrai, vende e atende ao seu cliente é fundamental.
?Dica de Ouro
Saia na frente, quase nenhuma empresa no nosso setor faz Gestão de Relacionamento com o Cliente!
Hoje existe uma infinidade de apps gratuitos ou pagos, desktop ou mobile, que podem lhe oferecer soluções CRM robustas e inteligentes.
Mas antes de escolher um CRM, estude sobre Marketing, principalmente a Funil de Vendas, pois é com esta lógica que você vai alimentar o aplicativo. Se você não conhece do assunto, leia este artigo do SEBRAE.
O Impressor também usa CRM, porém a gente fez um gratuitamente usando o Trello, ficando acessível por toda a equipe e passível de uso desktop ou mobile. Se você quiser saber como fazer no Trello, chama a gente no WhatsApp que te passamos umas dicas!
Encerramos por aqui a parte 1 dos Aplicativos Empresariais. Vamos gravar episódios em Vídeo e Podcast para complementar o assunto.
Continue nos acompanhando pelo Grupo #UmaPassada, pra saber quando sai a continuação e os episódios!
